Dobry webinar, czyli o czym musisz pomyśleć, żeby widzowie byli zachwyceni

Jest zgoda na webinar! Budżet zaakceptowany. Świetnie! No, ale co dalej? Od czego zacząć? Wiesz, że webinar DOBRZE przygotowany przynosi wiele korzyści: jest doskonałym narzędziem content marketingowym, buduje świadomość marki, pomaga edukować rynek i nawiązywać relacje biznesowe. Ale co oznacza to wyżej wspomniane: DOBRZE?

Jeżeli do tej pory nie miałeś okazji wypróbować webinarów w swoich działaniach marketingowo-sprzedażowych albo próbowałeś je zastosować, ale ich efektywność pozostawiała wiele do życzenia, przeczytaj tekst i sprawdź, o czym warto pamiętać, by jak najlepiej zagospodarować potencjał, jaki daje to narzędzie.

Z webinarem jest trochę jak z filmem: jeżeli już na początku potrafisz zaangażować widza, utrzymać jego skupienie, dajesz mu przestrzeń na myślenie i zostawisz oglądającego z poczuciem, że warto było poświęcić czas, recenzje będą wysokie. Zdaniem Alfreda Hitchcocka: „Film powinien zaczynać się od trzęsienia ziemi, potem zaś napięcie ma nieprzerwanie rosnąć”. Podobnie jest i w tym przypadku.

Zobacz również:

Ale przejdźmy do konkretów. O czym należy pamiętać, przygotowując webinar?

1. Zaangażuj użytkowników przed webinarium, w jego trakcie, ale pamiętaj też o tym, że ważny jest kontakt po spotkaniu

Myślę, że nie muszę tłumaczyć, jak ważne jest wzbudzenie zainteresowania i entuzjazmu wśród uczestników jeszcze przed spotkaniem. To gwarancja wysokiej frekwencji. Dlatego tak istotny jest temat i zakres webinaru.

Promując wydarzenie, możesz poprosić rejestrujących się uczestników, żeby wysyłali do Ciebie ważne z ich punktu widzenia pytania. Dzięki temu jeszcze przed programem wiesz, czego oczekują Twoi słuchacze, a to oznacza, że możesz się odpowiednio przygotować, a poza tym taki użytkownik ogląda webinar tak długo, aż uzyska odpowiedź. Chyba że wcześniej zanudzisz go na śmierć…

Rozpoczynając program, pamiętaj, że po drugiej stronie masz prawdziwych ludzi. Przywitaj się, przedstaw i w kilku zdaniach opowiedz o sobie.

Nie spóźniaj się – uczestnicy, czekając, dostaną białej gorączki, więc ich nastawienie do prowadzącego od razu będzie, delikatnie mówiąc, mniej przychylne. Poza tym dobrą praktyką jest sprawdzenie wszystkich aspektów technicznych na ok. 20 min przed rozpoczęciem programu.

Podczas webinaru ważne jest, by umiejętnie odpowiadać na zadawane pytania, bez tendencji do popadania w tysiące anegdot i odbiegania od głównego tematu. Właśnie dlatego tak istotnym elementem przygotowania jest stworzenie przed spotkaniem skryptu – swego rodzaju mapy określającej kierunek i cel twojej prezentacji. Podziel się agendą webinaru z uczestnikami i ustal, kiedy udzielasz odpowiedzi na pytania.

Tuż po webinarze wyślij uczestnikom dodatkowe informacje. Stwórz materiał z pytaniami, które padły podczas spotkania wraz ze spisanymi odpowiedziami. W ten sposób budujesz relacje i swój autorytet.

2. Dobrze zdefiniuj temat i zakres prezentacji

Najprawdopodobniej to największe wyzwanie. Marketerzy mają skłonność do produkowania webinarów nie po to, żeby były użyteczne dla uczestników, ale też po to, by generowały leady. Przecież z tego jesteśmy rozliczni. Tylko do kogo mieć później pretensje, gdy zdobyte w ten sposób kontakty nie są wartościowe? Ba, uwierz mi, uczestnicy również nie będą zachwyceni.

Główna zasada: tworzony content ma być odpowiedzią na potrzeby odbiorców. Ale tu zróbmy jeszcze krok wstecz: żeby to zrobić, musisz naprawdę precyzyjnie zdefiniować grupę docelową.

Zanim zaczniesz tworzyć kolejne slajdy prezentacji, zadaj sobie pytanie: czego sam chciałbyś się dowiedzieć, oglądając taki program, i czy to, co zamierzasz powiedzieć, dostarcza użytkownikom wartość? Jeżeli zrobisz prezentację sprzedażową, Twoi widzowie tak samo szybko, jak się zalogowali, opuszczą spotkanie (dowiesz się tego ze statystyk oglądalności). No, chyba że robisz prezentację dla swojego działu handlowego.

3. Bądź genialnym prowadzącym albo takiego znajdź!

To, że ktoś interesuje się pewnym zagadnieniem nie czyni z niego eksperta. Jeżeli decydujesz się wziąć udział w webinarze, musisz mieć wiedzę, umiejętności, doświadczenie i choć odrobinę charyzmy. Kamera ma cię lubić. Jeżeli nie masz odpowiednich predyspozycji, znajdź w firmie taką osobę. Najgorszym pomysłem jest dobieranie prelegentów z tzw. „łapanki”. To się nie może udać…

Zdarza się, że wytypowany ekspert posiada trzy pierwsze cechy, ale energię wytracił dawno temu, zdobywając swoje doświadczenie, a kamera go paraliżuje. Nie pozwól takiej osobie usiąść przed kamerą samodzielnie z prezentacją w tle! Dobierz odpowiednią formę webinaru, proponując np. debatę lub wywiad z prowadzącym, który wie, jak wydobyć z introwertycznego eksperta informacje, umiejętnie utrzymując przy tym zaangażowanie widzów.

Dobrze też pomyśleć o moderatorze, który zarządzając dyskusją na czacie, zapewni prelegentowi lub prelegentom spokój podczas prezentacji. Moderator zbiera wszelkie pytania i w odpowiednim czasie je przedstawia. Odpowiadający nie muszą się wtedy przedzierać przez gąszcz wypowiedzi i komentarzy w całej konwersacji. Taka osoba w trakcie webinaru przygotowuje także krótkie konkluzje. Jeżeli decydujesz się na moderatora, nie zapomnij go przedstawić .

4. Wybierz odpowiednią formę prowadzenia webinaru

Co masz do wyboru?

  • Standardowa prezentacja – najpopularniejsza forma, choć najmniej angażująca publiczność. Przeważnie jest jeden prezentujący (ekspert) wspierający się pokazem slajdów.
  • Wywiad – prowadzący zaprasza eksperta i razem uczestniczą w spotkaniu. Sposób bardziej angażujący publiczność, ale kluczowe jest wcześniejsze ustalenie wspólnej agendy. Warunek dodatkowy: chociaż jeden z nich musi potrafić porwać publiczność.
  • Sesja Q&A (pytańi odpowiedzi) – forma podobna do wywiadu, uwzględniająca dłuższe interwały na interakcję z użytkownikami.
  • Panel dyskusyjny lub debata – zakładające obecność kilku specjalistów w studiu. Forma przypominająca debatę telewizyjną. O tyle atrakcyjna, że uwzględnia różne punkty widzenia ekspertów, różne doświadczenia.
  • Prezentacja demo – doskonała opcja, jeżeli chcesz zachęcić użytkowników do pobrania wersji demo i zaznajomić ich z funkcjonalnościami rozwiązania. Jest to tzw. „instrukcja na żywo”. Co za tym idzie, to doskonała okazja do generowania leadów i zbijania obiekcji w czasie rzeczywistym.

5. Przygotuj prezentację

Najgorsze, co możesz zrobić, to przygotować slajdy, które potem odczytasz widzom. Nawet o tym nie myśl!

Prezentacja ma stanowić wsparcie dla treści, które przekazujesz uczestnikom. Tak przekonasz publiczność, że zadałeś sobie trochę trudu, przygotowując się do spotkania. Materiał powinien być wizualnie dopracowany, ciekawy i angażujący. Możesz użyć animacji, wideo, infografik czy dobrych jakościowo ilustracji. Jeżeli masz możliwość prezentacji online’owej produktu, przedstawiaj go „na żywo”, nie korzystaj ze screenshot’ów zrobionych wcześniej.

Prezentacja musi być spójna ze skryptem!

Slajdy wymagają też odrobiny poczucia humoru, bo w sytuacjach, kiedy raptownie spada krzywa zainteresowania, ten sposób zawsze przynosi dobre efekty.

6. Promocja

Żeby zapewnić odpowiednią frekwencję podczas webinaru, musisz zaplanować skuteczne aktywności promujące wydarzenie. I bynajmniej nie mam na myśli robienia szumu wokół wydarzenia byle gdzie i do byle kogo.

  • Najpierw pytanie: grupa docelowa, czyli dla kogo właściwie przygotowujesz ten webinar?
  • Później: gdzie tych ludzi znaleźć?

Tutaj też wracamy do odpowiednio przygotowanej tematyki spotkania i jego opisu, co musi być dostosowane do osób, które chcemy zrekrutować na spotkanie. Szanse na zachęcenie użytkownika do poświęcenia choć chwili na coś, co na pierwszy rzut oka nie jest dla niego ciekawe, są nikłe.

Oczywiście, możesz zastosować zasadę: „siać jak najszerzej”, przecież zawsze ktoś się znajdzie. Tylko w takiej sytuacji liczba rejestracji nie przełoży się na pochlebne opinie na temat materiału, a już na pewno nie na konwersję. W momencie, kiedy grupa jest dobrze zdefiniowana, a promocja ukierunkowana, masz dużo lepsze wyniki końcowe zarówno pod względem ocen uczestników, jak i jakości zdobytych kontaktów do potencjalnych klientów.

7. Schowaj tremę w kieszeń, czyli przygotuj się, przygotuj się i jeszcze raz się przygotuj

To, czy jesteś dobrze przygotowany do webinaru, widać na pierwszy rzut oka. Trema prowadzącego spada wraz ze wzrostem poczucia panowania nad sytuacją.

Jeżeli:

  • wiesz, o czym będziesz mówił, do kogo i jakie są oczekiwania widzów,
  • twoja prezentacja jest poukładana i dopracowana wizualnie,
  • masz pewność, że aspekty techniczne nie zawiodą,
  • wiesz, jak mówić do kamery, jak się prezentować,
  • przećwiczyłeś wystąpienie kilka razy,

masz poczucie komfortu i dużo większe szanse na powodzenie.

Dlatego tak ważne jest odpowiednie przygotowanie do webinaru. Przygotuj: plan działania, prezentację, no i samego siebie.

Zrób test na kolegach z pracy albo nagraj swoje wystąpienie telefonem. Jeżeli webinar ma formę wywiadu, ustal ze swoim gościem agendę, przećwiczcie wystąpienie. Największym wyzwaniem jest debata, ale zasada jest taka sama, grunt to trzymać się tematu i czasu wypowiedzi.

8. Oswój się z myślą, że coś może pójść nie tak

Czasami, bez względu na to, ile pracy włożyłeś w przygotowanie, sprawy nie idą zgodnie z planem. Co wtedy? Najważniejsze zdawać sobie z tego sprawę i się nie stresować! Nie zmienisz rzeczy, na które nie masz wpływu. Pomyśl, jak mógłbyś zareagować. Stwórz plan B, co byś zrobił, kiedy np. pojawiają się problemy techniczne, padają niewygodne pytania, nie znasz odpowiedzi.

9. Zakończ po mistrzowsku

Kończąc webinar, podsumuj spotkanie i podpowiedz uczestnikom, co najlepiej zrobić w następnym kroku. Koniecznie zostaw swoje dane kontaktowe (ewentualnie pozostałych prowadzących, jeżeli program miał inną formę niż prezentacja). Użytkownicy powinni także dostać link do slajdów. Poproś o feedback: uprzedź widzów, że wyślesz do nich online’ową ankietę dotyczącą wartości merytorycznej webinaru i Twojego wystąpienia. Powiedz, że udostępnisz dodatkowe materiały, które będą zawierały szczegółowe informacje dotyczące omawianych rozwiązań, a także listę pytań i odpowiedzi. Powodzenia!