Jeszcze do niedawna digitalizacja procesów kojarzyła się głównie z dużymi korporacjami. Dziś – niezależnie od wielkości firmy – cyfrowa transformacja to realna potrzeba, a często wręcz konieczność, by utrzymać konkurencyjność. Problem w tym, że wiele organizacji nie wie, od czego zacząć, jak uniknąć kosztownych błędów i co tak naprawdę da się osiągnąć dzięki technologii.
Od czego zacząć cyfryzację procesów?
Pierwszy krok? Wbrew pozorom nie od technologii, a od zrozumienia własnych procesów biznesowych. To, co na papierze wydaje się logiczne, w rzeczywistości bywa pełne zbędnych kroków, opóźnień i powielanych zadań. Dlatego warto przyjrzeć się obiegowi dokumentów, zatwierdzaniu wniosków, raportowaniu czy obsłudze faktur.
Dopiero na tej podstawie można świadomie wybrać narzędzia, które nie tylko „zautomatyzują”, ale realnie usprawnią działanie firmy.
Typowe błędy podczas wdrażania cyfrowych ulepszeń
Wiele firm wpada w pułapki, które później trudno odwrócić, a oto najczęstsze z nich:
- Wybór rozwiązań bez analizy potrzeb – czyli „bo inni też mają”.
- Pomijanie pracowników w procesie zmian – bez ich zaangażowania nawet najlepszy system nie zadziała.
- Zbyt duży zakres na start – lepiej zacząć od kilku kluczowych obszarów, np. HR, obieg faktur czy umów.
- Brak elastyczności – rozwiązania „szyte na sztywno” szybko się dezaktualizują.
Co można osiągnąć dzięki cyfrowej transformacji?
Jeśli dobrze zaplanujesz zmiany w swojej firmie, zyskasz więcej niż tylko porządek w dokumentach. Mowa w tym przypadku o realnych oszczędnościach czasu i kosztów, większej kontroli nad procesami i szybszym podejmowaniu decyzji.
Na przykład dzięki systemowi klasy workflow, takiemu jak Plus Workflow od Suncode (https://suncode.pl/), możliwe jest:
- Automatyczne przekazywanie dokumentów między działami,
- Zdalne zatwierdzanie wniosków urlopowych, zakupowych czy inwestycyjnych,
- Integracja z systemami ERP i podpisem elektronicznym,
- Szybki dostęp do raportów i pełnej historii operacji.
Co istotne – takie rozwiązania dają się skalować, czyli można je dostosować do aktualnych potrzeb firmy i rozbudowywać w miarę rozwoju przedsiębiorstwa.
Jak wybrać partnera technologicznego?
Transformacja cyfrowa, to nie zakup licencji, to proces, który wymaga zaufanego partnera. Szukaj firm, które nie tylko oferują narzędzia, ale pomagają zdiagnozować potrzeby, wdrożyć rozwiązania krok po kroku i zapewniają wsparcie po uruchomieniu.
Przykładem takiego podejścia jest firma Suncode, która od lat wspiera przedsiębiorstwa w zakresie cyfrowej transformacji procesów biznesowych. Dzięki autorskiej platformie Plus Workflow umożliwia projektowanie i automatyzację procesów w różnych obszarach – od finansów, przez HR, aż po zarządzanie dokumentami.
Plus Workflow – elastyczna platforma do automatyzacji procesów
Plus Workflow to zaawansowana, a jednocześnie intuicyjna platforma klasy BPM (Business Process Management), stworzona z myślą o firmach, które chcą zautomatyzować, usprawnić i monitorować swoje procesy biznesowe. System opiera się na architekturze webowej, co oznacza, że użytkownicy mogą korzystać z niego z dowolnego miejsca i urządzenia – wystarczy przeglądarka internetowa.
Dzięki modułowej budowie Plus Workflow można łatwo dostosować do różnych działów i potrzeb: od obsługi faktur, przez elektroniczny obieg umów, aż po zarządzanie procesami kadrowymi. Co istotne, system pozwala na integrację z popularnymi rozwiązaniami ERP (np. SAP, Microsoft Dynamics) i umożliwia pełną zgodność z kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz e-pieczęcią.
Platforma jest szczególnie ceniona przez firmy średnie i duże, które potrzebują nie tylko digitalizacji, ale także pełnej kontroli nad procesami, ich mierzalności i zgodności z procedurami wewnętrznymi. Użytkownicy zyskują dostęp do zaawansowanych raportów, śledzenia statusów dokumentów w czasie rzeczywistym i możliwości szybkiego reagowania na wąskie gardła w obiegu informacji.
Podsumowanie: cyfrowa transformacja to nie projekt, to inwestycja
Nie musisz zmieniać wszystkiego od razu. Warto zacząć od obszarów, które dziś najbardziej obciążają zespół lub są źródłem opóźnień. Z odpowiednim wsparciem i dobrze dobranym rozwiązaniem technologicznym, cyfrowa transformacja stanie się nie tylko możliwa, ale i opłacalna – także w Twojej firmie.
Materiał Partnera
