Wybór między software housem, freelancerem a zatrudnieniem programisty to jedna z ważniejszych decyzji w projekcie IT. Każda opcja ma inne koszty, inne ryzyka i inne sytuacje, w których sprawdza się najlepiej. Ten artykuł pomaga podjąć tę decyzję na podstawie konkretnych kryteriów – bez owijania w bawełnę.
Dlaczego ta decyzja jest trudniejsza niż wygląda
Na pierwszy rzut oka wybór wydaje się prosty: mały projekt – freelancer, duży projekt – software house, ciągłe potrzeby – własny programista. W praktyce każda z tych ścieżek niesie ze sobą ryzyka, o których nikt nie mówi wprost – dopóki coś nie pójdzie nie tak.
Przedsiębiorcy i product ownerzy często szukają odpowiedzi na pytanie software house freelancer czy programista właśnie dlatego, że żadna z tych opcji nie jest domyślnie dobra ani zła. Zależy to od etapu projektu, budżetu, kompetencji zespołu i tego, czego faktycznie potrzebujesz.
Poniżej znajdziesz uczciwe zestawienie – z zaletami, wadami i konkretnymi scenariuszami użycia każdego modelu.
Freelancer – najtańszy start, ale z gwiazdką
Freelancer to często pierwsze rozwiązanie, które przychodzi do głowy przy ograniczonym budżecie. To dobry wybór w konkretnych sytuacjach – ale nie w każdej.
Kiedy freelancer ma sens
Freelancer działa najlepiej przy projektach jednorazowych, dobrze zdefiniowanych i stosunkowo prostych. Jeśli potrzebujesz landing page, drobnych zmian w istniejącym systemie albo konkretnej funkcji do gotowej aplikacji – freelancer może być szybszy i tańszy niż agencja.
- Niższy koszt godzinowy niż software house (brak narzutu na zarządzanie, sprzedaż, biuro)
- Elastyczność godzinowa i szybki start
- Bezpośredni kontakt z osobą, która pisze kod
- Możliwość negocjowania stawki i zakresu
Realne ryzyka przy pracy z freelancerem
Praca z freelancerem niesie ze sobą ryzyka, które są często bagatelizowane na etapie wyboru. Najpoważniejsze z nich to nagłe zniknięcie wykonawcy – szczególnie po otrzymaniu zaliczki.
Problem, gdy freelancer nie dostarczył projektu, a wziął zaliczkę, zdarza się częściej, niż większość zleceniodawców chciałaby przyznać. Brak umowy, nieczytelna umowa albo brak zabezpieczenia płatności etapowej – to trzy najpopularniejsze przyczyny, dla których klienci zostają z pieniędzmi wydanymi i projektem niedostarczonym.
- Bus factor równy 1 – jeśli freelancer zachoruje, zniknie lub zmieni priorytety, projekt staje
- Brak code review i nadzoru nad jakością kodu
- Często brak umów o poufności (NDA) lub słabo napisane umowy
- Brak wsparcia po zakończeniu projektu
- Ryzyko kodu, który działa, ale jest niemożliwy do utrzymania w przyszłości
Jak minimalizować ryzyko przy freelancerze
Ryzyko można ograniczyć, ale wymaga to pracy po stronie zleceniodawcy. Przede wszystkim: zawsze podpisuj umowę z precyzyjnie opisanym zakresem, harmonogramem i płatnościami etapowymi. Nigdy nie płać całości z góry. Zadbaj o to, żeby kod trafiał do repozytorium, do którego masz dostęp – najlepiej od pierwszego dnia współpracy.
Software house – wyższy koszt, ale inny poziom bezpieczeństwa
Software house to firma, która realizuje projekty IT jako swój główny produkt. Zatrudnia programistów, project managerów, testerów i często UX designerów. Klient dostaje zorganizowany zespół, a nie pojedynczą osobę.
Co faktycznie kupujesz w software house
Płacąc więcej za software house, kupujesz przede wszystkim proces i ciągłość. Nawet jeśli jeden developer opuści firmę, projekt nie staje – bo jest dokumentacja, repozytorium, a inny developer może przejąć zadania.
- Zespół zamiast jednej osoby – różne kompetencje w jednym miejscu
- Project manager pilnujący harmonogramu i komunikacji
- Code review i wewnętrzne procedury jakości
- Umowy dostosowane do większych projektów (IP, NDA, SLA)
- Możliwość skalowania – więcej developerów przy rosnącym zakresie
- Wsparcie i maintenance po wdrożeniu
Wady software house’u, o których rzadko się mówi
Software house to nie gwarancja sukcesu projektu – to gwarancja pewnego poziomu procesu. Różnica jest istotna. Kilka rzeczy, na które warto zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy:
- Wyższy koszt – marża na programistach, zarządzaniu i obsłudze klienta jest wliczona w stawkę
- Brak bezpośredniego kontaktu z developerem – komunikujesz się przez account managera lub PM-a
- Mniejsza elastyczność przy zmianach zakresu (change requesty bywają kosztowne)
- Ryzyko, że projekt dostaniesz juniorom mimo obietnic seniora na sprzedaży
- Umowy często pisane z myślą o ochronie software house’u, nie klienta
Kiedy software house to właściwy wybór
Software house sprawdza się przy projektach o złożonej logice biznesowej, projektach z zewnętrznym finansowaniem (inwestor, grant), z twardymi deadline’ami i przy aplikacjach, które będą rozwijane przez lata. Jeśli projekt ma wartość powyżej 50–100 tys. zł i wymaga wielu kompetencji jednocześnie – software house to bezpieczniejsza opcja niż freelancer.
Własny programista (in-house) – kiedy to ma sens finansowo
Zatrudnienie programisty na etat jest najdroższą opcją w krótkim terminie, ale może być najtańszą w długim – jeśli firma ma stałe, przewidywalne potrzeby IT.
Prawdziwe koszty zatrudnienia programisty
Wiele firm patrzy tylko na wynagrodzenie brutto, zapominając o pełnym koszcie pracodawcy. Do pensji programisty dochodzą składki ZUS, sprzęt, licencje na narzędzia, benefity, koszt rekrutacji (często 1–2 miesięczne wynagrodzenie przy korzystaniu z agencji) oraz czas poświęcony na onboarding.
Przykładowy całkowity koszt programisty mid-level w Polsce (2025):
- Wynagrodzenie brutto: 12 000–18 000 zł
- Koszt pracodawcy (ZUS): ok. 20% dodatkowo
- Sprzęt, licencje, szkolenia: 1 000–3 000 zł miesięcznie
- Łączny koszt: 16 000–25 000 zł miesięcznie
To przekłada się na efektywną stawkę ok. 100–160 zł/h przy 160 godzinach roboczych. Dla porównania – dobry freelancer bierze 100–200 zł/h, software house 150–400 zł/h za cały zespół.
Zalety posiadania programisty in-house
Własny programista to pełna kontrola, głęboka znajomość produktu i brak kosztów zmiany wykonawcy przy każdym projekcie. To rozwiązanie dla firm, które traktują technologię jako rdzeń biznesu.
- Developer zna kontekst firmy i produkt – nie trzeba go za każdym razem wdrażać
- Natychmiastowa reakcja na pilne potrzeby
- Pełna kontrola nad kodem, infrastrukturą i decyzjami technicznymi
- Lojalność i identyfikacja z projektem
Kiedy in-house nie działa
Zatrudnienie jednego programisty to wciąż bus factor równy 1 – tak samo jak przy freelancerze. Jeden developer nie pokryje wszystkich potrzeb technologicznych rosnącej firmy. Rotacja w IT jest wysoka – utrata kluczowego dewelopera potrafi zablokować rozwój produktu na tygodnie lub miesiące.
Tabela porównawcza: software house vs freelancer vs in-house
Poniższa tabela zestawia trzy modele według kluczowych kryteriów decyzyjnych:
- Koszt jednostkowy: Freelancer – niski | Software house – wysoki | In-house – średni (ale stały)
- Bezpieczeństwo projektu: Freelancer – niskie | Software house – wysokie | In-house – średnie
- Elastyczność zakresu: Freelancer – wysoka | Software house – średnia | In-house – wysoka
- Czas do startu: Freelancer – szybki (dni) | Software house – wolniejszy (tygodnie) | In-house – najwolniejszy (miesiące rekrutacji)
- Wsparcie po wdrożeniu: Freelancer – rzadko | Software house – tak (często płatny kontrakt) | In-house – tak
- Skalowalność: Freelancer – ograniczona | Software house – wysoka | In-house – ograniczona
- Kontrola nad kodem: Freelancer – zależy od umowy | Software house – zależy od umowy | In-house – pełna
- Znajomość domeny: Freelancer – niska | Software house – niska na starcie | In-house – wysoka z czasem
Który model wybrać – scenariusze decyzyjne
Nie ma jednej poprawnej odpowiedzi, ale są sytuacje, w których wybór jest znacznie bardziej oczywisty niż się wydaje.
Wybierz freelancera, jeśli:
- Masz dobrze zdefiniowany, jednorazowy projekt o małej skali
- Budżet jest mocno ograniczony (do ok. 20–30 tys. zł)
- Nie masz twardego deadline’u
- Potrzebujesz konkretnej, wąskiej kompetencji (np. migracja bazy danych, integracja API)
- Masz zasoby, żeby samodzielnie sprawdzić jakość kodu lub masz kogoś technicznego po swojej stronie
Wybierz software house, jeśli:
- Projekt jest złożony i wymaga wielu kompetencji jednocześnie
- Masz inwestora, grant lub zewnętrzne finansowanie – i zależy Ci na wiarygodności wykonawcy
- Twardy deadline jest nienaruszalny
- Planujesz rozwój produktu przez co najmniej 12–24 miesiące
- Nie masz zasobów do zarządzania projektem technicznym po swojej stronie
Wybierz in-house, jeśli:
- Technologia jest kluczowym elementem Twojego biznesu i rozwijasz ją ciągle
- Masz co najmniej 160–200 godzin pracy IT miesięcznie (żeby uzasadnić etat)
- Zależy Ci na pełnej kontroli nad kodem i infrastrukturą
- Firma przetwarza wrażliwe dane i chcesz minimalizować dostęp zewnętrznych podmiotów
- Planujesz zbudować wewnętrzny zespół IT w dłuższej perspektywie
Modele hybrydowe – często pomijana opcja
Wiele firm skutecznie łączy te modele. Przykładowo: software house buduje MVP i pierwszą wersję produktu, a po wdrożeniu firma zatrudnia własnego programistę do utrzymania i drobnych zmian. Inna konfiguracja to programista in-house odpowiedzialny za codzienne operacje, wspierany przez software house przy większych projektach rozwojowych.
Takie podejście pozwala ograniczyć koszty stałe na wczesnym etapie i stopniowo budować wewnętrzne kompetencje techniczne – bez ryzykownego zobowiązania do pełnego zespołu od pierwszego dnia.
Podsumowanie
Nie ma jednego słusznego modelu współpracy z programistami. Freelancer sprawdzi się przy małych, dobrze zdefiniowanych zadaniach. Software house daje bezpieczeństwo procesu przy złożonych projektach. Własny programista ma sens, gdy technologia jest rdzeniem biznesu i pracy jest na pełen etat. Najlepsze rezultaty osiągają firmy, które świadomie dobierają model do etapu rozwoju produktu – i nie boją się go zmieniać, gdy potrzeby się zmieniają.
Materiał Partnera
